2.7 Overhead

Inleiding

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat overhead apart wordt begroot en verantwoord, en dat daarnaast een afzonderlijk overzicht van lasten en baten van de overhead in de jaarstukken is opgenomen. De programmablokken bevatten daarmee uitsluitend de baten en lasten van het primaire proces.

Onder overhead verstaan we volgens artikel 1 van het BBV: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. De geactualiseerde Notitie Overhead 2023 van de commissie BBV duidt dit als het geheel van functies gericht op sturing en ondersteuning, inclusief de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

Tot de overhead rekenen we in elk geval: loonlasten van PIOFACH-functies (HRM, Financiën/ Control, Inkoop, Juridische & Bestuurszaken, Communicatie), ICT-lasten van PIOFACH-systemen, facilitaire zaken & huisvesting, documentaire informatievoorziening (DIV), managementondersteuning en secretariaten, en organisatie overkoepelende systemen (zoals kantoor- en zaaksystemen).

Uitgangspunt is dat (uitvoerings)lasten zo direct mogelijk worden verantwoord op de taakvelden/activiteiten waarop ze betrekking hebben; overhead wordt op het aparte taakveld/programma Overhead geboekt.
In onze financiële verordening is bepaald dat de toerekening van overhead wordt bepaald percentage van de directe ambtelijke capaciteitsinzet. Als generieke sleutel komt de ambtelijke capaciteit het meest in aanmerking, aangezien er een significante correlatie is tussen de omvang van de directe ambtelijke capaciteit en de omvang van de (ondersteunende) overhead. Ten slotte sluit deze keuze het meeste aan bij de techniek die het CBS op macroniveau hanteert. Het percentage wordt op begrotingsbasis berekend en gedurende het jaar niet aangepast.

Er vindt toerekening van overhead plaats naar de grondexploitaties. Ook bij het bepalen van kostendekkendheid van lokale heffingen wordt extracomptabel overhead toegerekend.
Om dat te kunnen doen worden de netto-overheadkosten uitgedrukt in een percentage van de totale directe ambtelijke capaciteitsinzet. Dit leidt tot een overheadpercentage van afgerond 61% conform de volgende berekening:

De Aalsmeerse overhead is voor een belangrijk deel "afkomstig" uit de AA-organisatie en wordt doorbelast in de dienstverleningsbijdrage. De wijze waarop de overhead onderdeel is van de dienstverleningsbijdrage is vastgelegd in de nota kostentoerekening die door het college van Amstelveen is vastgesteld.

Gemeenten nemen een uniforme basisset beleidsindicatoren op in de begroting en het jaarverslag. De set behandelt een breed spectrum van onderwerpen om daarmee een beeld te kunnen vormen van de beleidsresultaten. De vijf indicatoren op het gebied van Bestuur en Organisatie, Formatie, Bezetting, Apparaatskosten, Externe inhuur en Overheadkosten, vindt u terug in bijlage 5 van deze jaarstukken.